Resumidamente, otimização de processos é um conjunto de práticas que tem como objetivo tornar o trabalho mais eficiente, por meio da agilidade e com a ajuda da inteligência operacional.
Dessa forma, ela melhora o fluxo de trabalho e garante que todos os processos sejam executados de forma rápida e correta, contribuindo para melhorar a produtividade e a gestão do tempo.
No geral, a otimização de processos é feita considerando os recursos disponíveis e pode ajudar muito na redução de custos.
A seguir, você vai saber mais sobre o assunto e irá conferir um passo a passo de como implementar a otimização de processos.
Quais são os objetivos da Otimização de Processos?
A otimização de processos tem como finalidade criar oportunidades de melhoria na condução de cada tarefa que existe em um determinado cenário.
Na prática, é necessário que o profissional estude e analise criteriosamente as etapas de execução do trabalho.
Por meio dos estudos e análises, é possível mapear e identificar erros e pontos a serem aprimorados. Além disso, é fundamental que as não conformidades sejam corrigidas.
O resultado final é a padronização da rotina de trabalho, assegurando a atualização de cada processo, por meio do monitoramento constante.
Principais benefícios da Otimização de Processos
Através da otimização de processos é possível identificar quais foram os segmentos que tiveram melhorias e aqueles que ainda precisam ser lapidados.
A organização do trabalho acontece a partir da estruturação de cada etapa, promovendo a aplicação das boas práticas de gestão e operacionalização.
Nesse sentido, podemos afirmar que o principal benefício da otimização de processos é a redução no desperdício de recursos.
Contudo, outras vantagens aparecem, dentre as quais destacam-se:
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- Menor incidência do retrabalho;
- Aumento na qualidade de produtos e serviços;
- Agilidade frente às mudanças que ocorrem no mercado;
- Satisfação do cliente;
- Gestão de processos empresariais;
- Inovação tecnológica;
- Padronização e personalização das tarefas;
- Aumento da produtividade;
- Incentivo ao trabalho em equipe.
É importante frisar que cada um dos benefícios da padronização processual é alcançado de forma proporcional às mudanças. Ou seja, é preciso agir e praticar todas as ações estipuladas para que os primeiros resultados aconteçam.
Ferramentas que facilitam a Otimização de Processos
As ferramentas de otimização de processos são todas as soluções que contribuem para os aperfeiçoamentos no fluxo de trabalho.
Elas podem ser usadas a qualquer hora do dia e transmitem informações e dados em tempo real. Por este motivo, estão sendo usadas cada vez mais no ambiente corporativo.
A partir da forma com que cada serviço ou produto é produzido, as ferramentas são empregadas de modo a orientar e indicar o que precisa ser feito.
Nos dias de hoje, os principais tipos de ferramentas para otimização de processos que podemos citar são:
Mapas Processuais
São todos os softwares e sistemas que permitem a visualização e documentação online das etapas de trabalho, sendo responsáveis por apontar ineficiências e acertos.
Six Sigma
É um método estratégico que indica os efeitos e variações nos processos a partir de dados estatísticos e logísticos.
Lean Manufacturing
Basicamente, é uma ferramenta focada em reduzir o desperdício, promovendo a otimização dos recursos e, consequentemente, melhorando a eficiência processual.
BPM (Business Process Management)
O BPM é um conjunto de ferramentas e tecnologias para automatização e modelagem de processos, fazendo parte da gestão operacional.
Kanban
Trata-se de um modelo visual de gestão de tarefas, onde cartões representativos são usados para facilitar o controle das ações e a identificação de gargalos para as melhorias.
Confira 5 passos para adotar a Otimização de Processos
Agora que você já sabe que fazer a otimização de processos é fundamental, que tal colocar isso em prática?
Veja como fazer a otimização de um jeito simples e prático:
1- Identifique todos os processos de trabalho
O primeiro passo para otimizar os processos da sua empresa consiste na identificação de tudo aquilo que você pretende otimizar.
Sendo assim, aponte todos os pontos que precisam de melhorias e dê prioridade para aqueles que influenciam diretamente na satisfação do cliente.
Para tanto, é fundamental observar todas as etapas de todas as operações e fazer uma avaliação de quais delas merecem mais atenção no primeiro momento.
Uma dica inteligente é manter os processos que encontram-se sem falhas, uma vez que eles são bons indicadores de desempenho e eficiência.
2- Mapeamento das atividades que vão mudar
Esta etapa da otimização de processos faz toda a diferença na qualidade final dos produtos e serviços oferecidos pela sua empresa.
Então, você só precisa detalhar quais etapas de cada processo devem sofrer modificações. Tal ação é importante por possibilitar uma visão mais clara e objetiva dos erros existentes.
Muitas vezes uma etapa do trabalho começa de maneira correta e por algum motivo em específico não termina do jeito que deveria.
É aí que a modelagem e o mapeamento entram em cena, pois eles são muito úteis para identificar os pontos fortes e corrigir as fragilidades e dificuldades.
3- Hora de reestruturar ou remodelar
Após o mapeamento e a modelagem é hora de reestruturar ou redesenhar os pontos de melhoria.
A partir dos apontamentos detalhados e das oportunidades encontradas na etapa anterior, você deve corrigir as falhas.
Na prática, basta colocar no papel todas as alterações que deverão ser feitas, respeitando a ordem das tarefas e os profissionais responsáveis por cada uma delas.
Para alcançar bons resultados, conte com a colaboração de todos os envolvidos, tirando dúvidas, sugerindo ideias e opiniões.
4- Tenha um bom Plano de Ação
Após apontar, definir e reestruturar as alterações necessárias, é hora de colocar tudo em prática, visando uma transição gradual aos novos sistemas de trabalho e produção.
Dependendo do caso, treinamentos e cursos de capacitação podem ser necessários, uma vez que as mudanças podem ser complexas e causar receio no início.
A etapa de otimização do plano de ação pode levar de alguns dias a alguns meses. Contudo, quanto mais rápida for a adesão e comprometimento da equipe, mais ágil será a transição.
5- Monitoramento contínuo
A última etapa envolve o monitoramento dos novos processos de trabalho e o acompanhamento dos resultados.
Nesse período podem surgir modificações e inovações no mercado, portanto, é fundamental manter-se atualizado.
Caso perceba que alguma modificação não surtiu efeito, reavalie todos os processos, até encontrar os motivos que levaram ao insucesso.
A contratação de profissionais especialistas em gestão de processos é indicada nesses casos, principalmente quando você não tem muita experiência no segmento.
Quando feita de maneira correta, a otimização de processos aumenta a lucratividade e diminui as chances de erros operacionais, melhorando a qualidade e a produtividade do trabalho como um todo.
Como um Coworking favorece a Otimização de Processos?
O coworking ajuda na otimização de processos de várias maneiras.
Ao criar um ambiente de colaboração e troca de ideias, profissionais de diferentes áreas podem compartilhar experiências e práticas, o que resulta no aprendizado mútuo.
Como se não bastasse, a estrutura desses espaços oferece acesso a tecnologia e recursos compartilhados, como salas de reunião, equipamentos de última geração e serviços administrativos, por exemplo.
Em conjunto, esses diferenciais facilitam o desenvolvimento e a implementação de novos processos no trabalho, estimulando a criatividade e principalmente aprimorando a padronização e a personalização da equipe.
Portanto, se você precisa alcançar a otimização dos processos de trabalho usando um modelo econômico e sustentável, os ambientes colaborativos são, sem dúvida, a melhor alternativa!
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