Como fazer a gestão de processos na empresa?

Como fazer a gestão de processos

Descubra como fazer a gestão de processos e melhorar a eficiência da equipe na entrega de demandas.

 

Em um mundo cada vez mais competitivo, o gerenciamento de processos é indispensável para continuar a gerar valor para o cliente.

A tomada de decisão deve ser baseada na melhoria contínua, tendo em mente o fluxo de trabalho e o que é necessário para otimizar cada processo.

No post de hoje, vamos explicar como realizar a gestão de processos e manter sua empresa mais organizada.

 

Mas, antes, saiba os benefícios que isso traz à sua empresa

Existem inúmeros benefícios de realizar a gestão de processos na empresa. Entre os principais, podemos citar:

  • Conhecer melhor seu próprio negócio e o mercado no qual está inserido;
  • Ter processos claros e bem definidos;
  • Mensurar resultados com mais facilidade;
  • Melhorar a harmonia entre áreas e pessoas;
  • Tomada de decisão mais fácil e ágil;
  • Redução de custos e melhor aproveitamento de recursos;
  • Uso eficiente do tempo;
  • Aumento da satisfação dos clientes;
  • Aumento da qualidade de produtos e serviços;
  • Retenção de talentos na empresa;
  • Possibilidade de automação de tarefas e processos.

Assim, fica clara a importância da gestão de processos nos negócios.

 

Como realizar a gestão de processos?

1 – Arquitetura de processos

A primeira etapa diz respeito à arquitetura, ou seja, ao modo como os processos estão dispostos e conversam entre si.

Essa arquitetura deve ser montada de forma a gerar valor para o cliente, agindo como os pilares de sustentação da empresa.

O que você deve fazer aqui é identificar a relação entre um processo e outro, a ordem na qual eles acontecem e identificar quais são mais importantes.

Na jornada da gestão de processos, será importante ter tudo isso em mente e, de preferência, documentado.

 

2 – Mapeamento de processos

A segunda etapa é o mapeamento de processos, que nada mais é do que a identificação dos mesmos.

Em outras palavras, você precisará analisar minuciosamente todos (sim, todos) os processos realizados dentro da sua empresa.

Além de identificar quais são, também é necessário detalhá-los em tarefas menores.

Por exemplo: um processo de compra de materiais pode ser detalhado em análise de necessidade, análise de recursos financeiros, orçamento com os fornecedores e assim por diante, até o momento de finalização da compra.

Quanto mais detalhado for o mapeamento de processos, mais fácil serão as etapas seguintes.

 

3 – Padronização de processos

Padronizar processos é uma prática que existe para melhorar a qualidade de entrega e de atuação da empresa.

Quanto mais padronizada for uma demanda, mais consistente será a experiência do cliente, bem como a dos colaboradores e gestores.

Todas as atividades devem passar pela etapa de padronização, mesmo que você pense que não há necessidade.

Isso é essencial para que o controle de processos aconteça de forma orientada e clara.

Além disso, cada novo processo na empresa é uma nova oportunidade para manter esse controle e organização. Se você deixar passar, será muito mais difícil ajustar posteriormente.

 

4 – Modelagem de processos

A modelagem de processos é a etapa que visa a adoção de mudanças e melhorias.

Nessa etapa, você realiza uma otimização nas atividades da empresa, buscando a melhor forma de realizar cada uma delas.

Os processos devem ser moldados de forma que apresentem melhores resultados com o menor uso de recursos possível.

É comum, inclusive, entrelaçar atividades umas nas outras, podendo aproveitar algo que está sendo feito em mais de um processo por vez.

Isso evita o retrabalho, otimiza a gestão do tempo e promove a colaboração entre funcionários e setores diferentes.

 

5 – Transformação de processos

A transformação de processos é o momento de fazer tudo isso acontecer. Você já sabe quais são as mudanças necessárias. Agora é hora de colocá-las em prática.

Entretanto, isso não pode ser feito da noite para o dia. É necessário elencar quais mudanças são mais críticas, quais são requisitos para outras e quais trarão maior retorno para a empresa primeiro.

Gradativamente, você vai implementando o restante das transformações.

Inclusive, se você acabar implementando tudo de uma só vez, os colaboradores ficam confusos e perdem eficiência na entrega.

Tenha em mente que o objetivo é aumentar a eficiência. Então, você precisará de uma implementação paciente.

 

A gestão de processos é uma melhoria contínua

Não basta realizar a gestão de processos uma única vez e pensar que sua empresa está preparada para os próximos 50 anos.

A melhoria contínua é o que faz a eficiência da empresa realmente se destacar e inspirar colaboradores, clientes e parceiros.

Programe novas análises em busca de processos a serem transformados periodicamente.

Sempre que perceber que algo poderia ser feito de uma forma melhor, anote em algum lugar e revise o processo assim que possível.

Mas atenção: não se esqueça dessas anotações. Coloque-as em um lugar visível e dê prioridade a elas, ou a sua gestão de processos nunca será verdadeiramente eficaz.

E pronto.

Com essas dicas, você consegue fazer a gestão de processos em sua empresa de forma eficiente.

Aproveite e leia também outros artigos importantes sobre gestão:

  1. Liderança transformacional: a colaboração em alta
  2. Como melhorar a comunicação no trabalho?
  3. A importância do pós-venda na relação com o cliente

 

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