Aprenda a otimizar sua produtividade e organizar seu dia a dia com uma gestão do tempo mais eficiente.
Produtividade é um tema bastante recorrente no mundo corporativo de forma geral.
É absolutamente normal acabarmos perdendo produtividade diante do dinamismo do dia a dia.
Entretanto, com algumas técnicas e métodos, é possível resgatar o foco e aumentar o desempenho.
Especialmente no tocante à gestão do tempo. É esse gerenciamento que vai organizar suas tarefas e te mostrar que dá tempo de fazer tudo, desde que você tenha disciplina, planejamento e objetivos.
7 Formas de melhorar a gestão do tempo
1 – Essencialismo
O essencialismo é uma técnica criada pelo consultor de negócios e escritor inglês Greg McKeown.
Trata-se de um método para separar o que realmente é indispensável do que pode ser adiado.
Primeiro, é preciso identificar todas as tarefas e afazeres. Em seguida, separá-los entre desnecessário, necessário e indispensável.
A partir daí, você consegue focar no que é indispensável, desenvolvendo muito melhor suas atividades.
Como consequência disso, começa a sobrar tempo ao final do dia.
Entretanto, é preciso discernimento e concentração.
As tarefas indispensáveis devem ser realizadas sem interrupções, mas, em seguida, há as necessárias também.
2 – Priorização
É aí que entra a priorização. Depois de pronta sua lista de atividades e dividida de acordo com o essencialismo, faça a priorização.
Em primeiro lugar, coloque aquilo que está com prazo de entrega mais curto.
Depois, tudo o que for mais crucial para seu trabalho. Aquilo que deve ser feito obrigatoriamente, ou gerará impactos negativos.
Em seguida, dê uma nota de importância para cada tarefa e organize-as dessa forma.
Por último, deixe as tarefas desnecessárias. Elas também devem ser organizadas por ordem de prioridade.
Afinal, se sobrar tempo, você pode começar a cuidar delas também.
Nem sempre a tarefa no topo da lista de prioridades será uma tarefa indispensável. Então, trabalhe pensando nisso.
3 – Cronograma
Ter um cronograma é uma das melhores técnicas de gestão do tempo que você pode colocar em prática.
Saber exatamente o que deve ser feito no dia seguinte te ajuda a focar e já levantar da cama mais determinado.
Este cronograma não precisa ter horários muito restritos. Basta saber o que deve ser feito pela manhã, pela tarde e à noite.
Com a prática, você perceberá quais atividades levam mais tempo, e vai ajustar seu cronograma para se encaixar na sua necessidade.
Organização é a chave para uma gestão de tempo eficiente.
4 – Considere imprevistos
Imprevistos sempre acontecem. Por isso, é fundamental incluí-los no seu cronograma.
Mas como posso incluir algo que não posso prever?
Basta analisar cada tarefa e pensar: o que poderia dar errado aqui?
Se houver algo que possa sair errado, considere uma parcela do seu tempo para trabalhar na possível solução.
Além disso, lembre-se de compromissos e processos que você já tem em andamento e que estão com outras pessoas ou empresas no momento.
Pense que, se algo der errado com esses processos, você provavelmente precisará resolver o quanto antes.
O ideal é deixar sempre pelo menos 1 hora disponível a mais no seu dia para os imprevistos.
5 – Atendimento
A gestão do tempo também deve considerar as horas que você gasta atendendo clientes, parceiros, fornecedores e colaboradores.
Todo tipo de atendimento toma boa parte do seu tempo e, por isso, precisa estar em seu cronograma.
A grande maioria dos atendimentos é de natureza indispensável, mas nem sempre de prioridade máxima.
Organize-se para atender quem precisa ser atendido, de preferência com antecedência.
Se puder, agende esse atendimento para o dia seguinte, para que você possa incluí-lo no seu cronograma.
6 – Cuidado com as distrações
Na gestão do tempo, as distrações são os principais vilões, especialmente para quem trabalha em casa.
O smartphone é um dos maiores ladrões de tempo que existem, assim como a TV e o próprio computador, dependendo do que você acessa nele.
Mas não há vilão maior do que sua própria mente.
Então, a dica principal é: treine sua mente para ignorar distrações.
Desligue o celular se for possível. Se não for, dê preferência para telefones fixos para ligações, e mensageiros no computador, como a versão Web do WhatsApp.
Elimine tudo que tira seu foco, e tenha consciência de que você está trabalhando durante esse horário.
7 – Técnica pomodoro
A técnica pomodoro é uma forma interessante de gestão do tempo. Ela tem o objetivo de te manter sempre focado em suas tarefas.
E como faz isso? Com pausas programadas.
Mas como é possível manter o foco se fico fazendo pausas?
A resposta tem relação com a forma como funciona nossa mente.
O cérebro só consegue focar a todo vapor durante determinado período de tempo.
Depois disso, perdemos eficiência de concentração.
A solução? Fazer pausas entre as tarefas.
Trabalhe durante 1 hora e faça uma pausa de 10 minutos.
Ou, trabalhe durante 25 minutos e faça uma pausa de 5 minutos.
Assim, você manterá sua mente sempre em foco na atividade principal.
Essas são 7 formas de melhorar a sua gestão do tempo e ganhar produtividade e eficiência.
