Descubra como fazer a gestão de processos e melhorar a eficiência da equipe na entrega de demandas.
Em um mundo cada vez mais competitivo, o gerenciamento de processos é indispensável para continuar a gerar valor para o cliente.
A tomada de decisão deve ser baseada na melhoria contínua, tendo em mente o fluxo de trabalho e o que é necessário para otimizar cada processo.
No post de hoje, vamos explicar como realizar a gestão de processos e manter sua empresa mais organizada.
Mas, antes, saiba os benefícios que isso traz à sua empresa
Existem inúmeros benefícios de realizar a gestão de processos na empresa. Entre os principais, podemos citar:
- Conhecer melhor seu próprio negócio e o mercado no qual está inserido;
- Ter processos claros e bem definidos;
- Mensurar resultados com mais facilidade;
- Melhorar a harmonia entre áreas e pessoas;
- Tomada de decisão mais fácil e ágil;
- Redução de custos e melhor aproveitamento de recursos;
- Uso eficiente do tempo;
- Aumento da satisfação dos clientes;
- Aumento da qualidade de produtos e serviços;
- Retenção de talentos na empresa;
- Possibilidade de automação de tarefas e processos.
Assim, fica clara a importância da gestão de processos nos negócios.
Como realizar a gestão de processos?
1 – Arquitetura de processos
A primeira etapa diz respeito à arquitetura, ou seja, ao modo como os processos estão dispostos e conversam entre si.
Essa arquitetura deve ser montada de forma a gerar valor para o cliente, agindo como os pilares de sustentação da empresa.
O que você deve fazer aqui é identificar a relação entre um processo e outro, a ordem na qual eles acontecem e identificar quais são mais importantes.
Na jornada da gestão de processos, será importante ter tudo isso em mente e, de preferência, documentado.
2 – Mapeamento de processos
A segunda etapa é o mapeamento de processos, que nada mais é do que a identificação dos mesmos.
Em outras palavras, você precisará analisar minuciosamente todos (sim, todos) os processos realizados dentro da sua empresa.
Além de identificar quais são, também é necessário detalhá-los em tarefas menores.
Por exemplo: um processo de compra de materiais pode ser detalhado em análise de necessidade, análise de recursos financeiros, orçamento com os fornecedores e assim por diante, até o momento de finalização da compra.
Quanto mais detalhado for o mapeamento de processos, mais fácil serão as etapas seguintes.
3 – Padronização de processos
Padronizar processos é uma prática que existe para melhorar a qualidade de entrega e de atuação da empresa.
Quanto mais padronizada for uma demanda, mais consistente será a experiência do cliente, bem como a dos colaboradores e gestores.
Todas as atividades devem passar pela etapa de padronização, mesmo que você pense que não há necessidade.
Isso é essencial para que o controle de processos aconteça de forma orientada e clara.
Além disso, cada novo processo na empresa é uma nova oportunidade para manter esse controle e organização. Se você deixar passar, será muito mais difícil ajustar posteriormente.
4 – Modelagem de processos
A modelagem de processos é a etapa que visa a adoção de mudanças e melhorias.
Nessa etapa, você realiza uma otimização nas atividades da empresa, buscando a melhor forma de realizar cada uma delas.
Os processos devem ser moldados de forma que apresentem melhores resultados com o menor uso de recursos possível.
É comum, inclusive, entrelaçar atividades umas nas outras, podendo aproveitar algo que está sendo feito em mais de um processo por vez.
Isso evita o retrabalho, otimiza a gestão do tempo e promove a colaboração entre funcionários e setores diferentes.
5 – Transformação de processos
A transformação de processos é o momento de fazer tudo isso acontecer. Você já sabe quais são as mudanças necessárias. Agora é hora de colocá-las em prática.
Entretanto, isso não pode ser feito da noite para o dia. É necessário elencar quais mudanças são mais críticas, quais são requisitos para outras e quais trarão maior retorno para a empresa primeiro.
Gradativamente, você vai implementando o restante das transformações.
Inclusive, se você acabar implementando tudo de uma só vez, os colaboradores ficam confusos e perdem eficiência na entrega.
Tenha em mente que o objetivo é aumentar a eficiência. Então, você precisará de uma implementação paciente.
A gestão de processos é uma melhoria contínua
Não basta realizar a gestão de processos uma única vez e pensar que sua empresa está preparada para os próximos 50 anos.
A melhoria contínua é o que faz a eficiência da empresa realmente se destacar e inspirar colaboradores, clientes e parceiros.
Programe novas análises em busca de processos a serem transformados periodicamente.
Sempre que perceber que algo poderia ser feito de uma forma melhor, anote em algum lugar e revise o processo assim que possível.
Mas atenção: não se esqueça dessas anotações. Coloque-as em um lugar visível e dê prioridade a elas, ou a sua gestão de processos nunca será verdadeiramente eficaz.
E pronto.
Com essas dicas, você consegue fazer a gestão de processos em sua empresa de forma eficiente.
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