Em uma empresa de sucesso, a busca pela produtividade deve ser sempre contínua, visando melhorar os resultados e a entrega ao cliente. Para isso, diversas estratégias são usadas no ramo da gestão, uma delas é a de mapeamento de processos.
O mapeamento de processos tem sido uma técnica muito procurada por empresas de todos os tamanhos, com o objetivo de otimizar processos e identificar aqueles de maior valor dentro do seu escopo. No decorrer deste texto iremos descobrir o que é o mapeamento de processos e como aplicá-lo.
O que é o mapeamento de processos?
O mapeamento de processos é uma técnica para identificar setores, dentro de uma empresa, que necessitam de melhorias ou que podem ser otimizados.
Nada mais que, literalmente, gerar um mapa de todos os processos que ocorrem dentro da empresa, desde a chegada do insumo até a saída do produto para as mãos do cliente, ou desde a concepção do serviço até sua utilização.
Esse mapeamento facilita a visualização do fluxo de trabalho e produção. Sendo assim, o gestor é capaz de virar seu foco para cada processo e como este influencia no resultado final. Dessa forma, é possível fazer alterações tópicas que são capazes de mudar os resultados coletivos.
Essa técnica também poderá responder algumas questões como quais são as entradas e saídas obtidas a partir daquele processo, quais são os profissionais responsáveis por aquela etapa, quais são os limites e desafios do processo, quais os recursos utilizados por aquele setor e outras tantas dúvidas que o gestor pode ter.
Quais são os objetivos do mapeamento de processos?
O mapeamento dos processos dentro de uma empresa tem como objetivo documentar, compreender e identificar as etapas do trabalho para depois melhorar, padronizar e transformar estes pontos, a fim de atingir um maior rendimento. Os principais objetivos são:
- Identificar gargalos: pontos de fraqueza que podem atrasar outros processos;
- Delimitar funções: ao criar uma visão mais clara do processo, o mapeamento pode servir para delimitar as funções e trazer aos trabalhadores o entendimento sobre de que forma seu trabalho influencia no processo;
- Controlar recursos: garante os recursos necessários para a entrega sem que haja excesso ou a falta deles;
- Estimar custos: controla as entradas e saídas do processo, visando sempre o equilíbrio custo-benefício;
- Mensuração de desempenho: garante a saúde do processo e possibilita a padronização das etapas.
Quais são os tipos de mapeamento?
Para entendermos quais são os tipos de mapeamento de processos que podem ser feitos primeiro precisamos entender quais tipos de processos existem dentro de uma empresa.
- Processo primário: esse processo é o de maior importância e está diretamente ligado ao valor entregue ao cliente;
- Processo de apoio: é um processo que agrega valor ao processo primário ou então ao processo de gerenciamento;
- Processo de gerenciamento: baseado na gestão, ele agrega valor aos processos de apoio ou primários.
Cientes disso, podemos agora discorrer sobre os tipos de mapeamentos que podem ser feitos dentro de uma empresa.
Descritivo
O mapeamento descritivo é aquele que busca esclarecer um processo e suas etapas. Serve para alinhar a equipe aos objetivos e etapas do processo, promovendo um maior entendimento daquele procedimento de forma mais simplificada e acessível.
Analítico
O mapa analítico traz uma visão mais técnica dos processos e destaca todos os eventos, incluindo as exceções que podem ocorrer. Essa é uma técnica mais cirúrgica, que procura todos os pontos relevantes dentro daquele sistema em específico.
Execução
Esse mapeamento se baseia em dados e gráficos e detalha os processos que serão alterados. Sejam automatizados, otimizados ou então somados a outras técnicas.
Por que devo fazer um mapeamento de processos na minha empresa?
O mapeamento de processos tem como objetivo a melhoria e transformação dos eventos que geram o seu produto ou serviço final. Ele possibilitará uma otimização, padronização e maior controle das etapas e, com isso, haverá aumento de produtividade e qualidade de entrega.
Diversas empresas têm adotado esse método e obtido sucesso em seus processos. Ele permite um fluxo mais eficiente, focado e de qualidade, além disso o gestor passa a conhecer cada etapa, por menor que seja. Isso cria um vínculo maior entre a gestão e a operação que, em algumas organizações, não se relacionam.
O mapeamento de processos de uma empresa é o primeiro passo para um fluxo organizado, padronizado e efetivo, onde todos conhecem o valor do seu trabalho e de que forma ele implica no trabalho do outro. Por isso, essa é uma metodologia em ascensão e que vem trazendo bons resultados.
Como mapear os processos da minha empresa?
Agora que você já entendeu o que é e qual a importância do mapeamento de processos, vamos às 6 etapas a serem cumpridas para implementar essa metodologia.
Definir quais processos serão mapeados
Nessa etapa é preciso decidir qual setor será mapeado e levar em consideração alguns fatores: qual a importância desse processo, quais são os riscos associados a ele, porque mapear aquele procedimento, qual o objetivo do mapeamento. É importante também se atentar às normas regulamentadoras que aquele processo deve seguir, como ISO 9000.
Criar um mapa
Para realizar o mapeamento pode-se usar diversas formas de amostragem e não necessariamente um mapa de conceitos, podem ser usados softwares, tabelas, fluxogramas e gráficos. É possível realizar também entrevistas, workshops, análises de documentos, coletas e questionários.
Verificar e validar o processo
A verificação e validação do processo consiste em apresentá-lo para a equipe que irá ser atingida pela mudança e se fazer valer de todas as alterações necessárias. Certificando-se que o processo foi compreendido e aceito por todos.
Modelar o processo
O modelamento é um ajuste do plano apresentado e deve ser feito levando em consideração as opiniões de consumidores e de operários que atuam naquele processo, pois o conhecem melhor do que qualquer outro funcionário.
Automatizar o processo
É possível adicionar algumas tecnologias no processo para otimizar tempo e mão de obra como softwares, robôs, inteligência artificial e outros mecanismos que irão facilitar o processo, reduzir custos e diminuir o tempo de entrega.
Monitorar os resultados
É importante monitorar os resultados das alterações feitas, a produtividade e organização deve ser contínua, caso contrário, será necessário fazer ajustes no modelo. Alguns indicadores de performance podem ser usados para identificar pontos fortes e fracos no novo processo.
Esses indicadores são chamados de Key Performance Indicator ou indicadores-chave de desempenho. São estabelecidos pela própria empresa, levando em consideração suas metas e seus princípios mais importantes, a fim de monitorar a produtividade.
Há diversas maneiras de monitorar os processos da sua empresa, o que podemos dizer é que o mapeamento é uma técnica em desenvolvimento muito importante para conhecer o fluxo de trabalho, aumentando a produtividade e rendimento.
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