Com o desenvolvimento de novos setores empresariais, atualizações e novos métodos se tornam necessários. Atualmente, a busca por produtividade e otimização vem crescendo dentro dos escritórios e, com ela, a padronização de processos.
Na vida pessoal, seguir padrões pode não ser o ideal, mas dentro de uma empresa ou escritório os padrões existem por um motivo. Em sua maioria, toda empresa hoje possui uma gestão de processos baseada em padrões.
Basta pensar nas redes prestadoras de serviços mais famosas, que são capazes de oferecer inúmeras modalidades, sempre mantendo o padrão de trabalho e gestão, caracterizando a empresa. Esse é um exemplo do uso de padronização de processos.
O que é a padronização de processos?
A ideia de usar padrões no trabalho surgiu com Henry Ford, que acreditava que a padronização de processos poderia garantir a qualidade do produto final. Atualmente, a ideia amadurecida de Ford ganhou um pouco mais de significado e se implementa hoje em diversos setores.
A padronização de processos consiste no ato de organizar e definir as fases de um serviço, sendo assim, capaz de criar um padrão que será seguido por todos os colaboradores.
Esse padrão deve ser a melhor alternativa para que o trabalho seja mais eficiente e entregue um serviço de melhor qualidade, otimizando tempo e gastos.
A criação desse padrão, no entanto, somente será possível diante de um mapeamento de processos. O mapeamento irá descrever todos os processos que ocorrem dentro da companhia um a um, em todos os seus detalhes.
Com isso, o gestor poderá criar o melhor perfil de trabalho possível, com a ajuda de todos os colaboradores.
Quais são as vantagens da padronização de processos?
A ideia de seguir um padrão pode causar certo receio, uma desconfiança desnecessária frente a tantas vantagens que essa técnica pode trazer.
Maior agilidade para o trabalho
A definição de um padrão a ser seguido irá permitir que o trabalho ocorra de forma mais fluida e rápida, sem possibilidade de desvios e variações.
Redução de erros
A partir do momento em que se cria um padrão, também é possível prever erros que podem vir a acontecer e, assim, modificar os padrões de forma a evitá-los.
Facilidade na resolução de problemas
Quando se tem um processo padronizado, problemas se tornam menos comuns, no entanto, quando surgem, são facilmente resolvidos, uma vez que todo o trabalho está devidamente descrito para ocorrer de uma determinada forma.
Aumento da qualidade e produtividade
A maior produtividade se dará com a soma de todos os impactos da padronização, uma maior agilidade, redução de erros, maior empenho dos colaboradores e treinamento adequado dos mesmos. Todos esses fatores irão impulsionar o aumento de qualidade e eficiência.
Controle do uso de recursos
Uma vez tendo mapeado um processo, o gestor é capaz de identificar quantos recursos aquela etapa utiliza no presente momento, sendo assim, é possível realizar modificações na hora da padronização. Dessa forma, recursos que não estão mais surtindo resultados podem ser cortados.
Automação de algumas etapas
O uso de tecnologia não deve ser mais um obstáculo ou uma incerteza. Processos que possam ser mudados com o intuito de otimizar tempo devem ser modificados. O uso de um software para realizar agendamentos de reuniões pode ser um exemplo.
Essas são somente algumas das mais importantes e inúmeras vantagens da padronização dos processos que podemos citar.
Porque padronizar os processos da minha empresa?
A questão que vem à cabeça agora é: “Será que realmente é necessário aplicar isso à minha empresa?” Hoje, a padronização é uma realidade em quase todas as prestadoras de serviço de sucesso, qualquer que seja sua especialidade, e já é possível dizer que se trata de uma necessidade de extrema importância.
Criar um padrão de processamentos dentro da sua companhia não significa limitá-la, mas sim apresentar e definir o melhor caminho a ser seguido para alcançar todos os objetivos, metas e resultados. A adoção de um padrão de trabalho irá garantir também um padrão de entrega ao cliente.
Além disso, irá evitar variações de execução e de resultados, possibilitará que o processo seja moldado para atender as normas e regulamentações, irá incentivar o trabalho coletivo e, assim, melhorar os resultados obtidos.
A padronização é uma questão de organização do trabalho para torná-lo cada vez melhor e, dessa forma, garantir uma maior consistência e qualidade de resultado. Além disso, uma organização padronizada é sempre vista com bons olhos, passando maior confiança, credibilidade e comprometimento.
Como padronizar os meus processos?
Se você se interessou pela padronização e quer aplicá-la, precisa saber de algumas coisas antes de mergulhar de cabeça nessa técnica. Existem alguns passos que se deve seguir para realizar a padronização dos seus processos.
Definir um objetivo
Você deve escolher qual será o objetivo da sua padronização, seja um aumento da produtividade, diminuição de custos,maior qualidade, redução de erros cometidos ou agilidade nos processos. A padronização pode ter mais de um objetivo, mas deve possuir um ponto central que deve ser cumprido.
Mapear os processos
Uma etapa importante da padronização de processos é o mapeamento de todas as etapas e todas as atividades realizadas naquele processo alvo. Isso facilitará a visualização do que pode e do que precisa ser mudado, bem como as atividades que funcionam perfeitamente e podem ser mantidas.
Incluir toda a equipe
Ninguém conhecerá melhor o processo do que quem o vivencia no dia a dia, por isso, não se esqueça de conversar e comunicar a equipe sobre a necessidade de uma padronização e pedir sugestões. Eles poderão apontar para pontos importantes que talvez você não enxergue.
Capacitação
É claro que mudar não é fácil e aderir a um padrão muito menos. Portanto, invista na capacitação dos colaboradores, para ter certeza de que a padronização dos processos escolhidos será feita pelas melhores mãos, sempre buscando o melhor resultado.
Revisar e atualizar
Não desanime se as coisas não derem certo na primeira tentativa, modelos são aprimorados e testados mais de uma vez para funcionarem na melhor capacidade. Se for necessário, revise e atualize a sua técnica e realize novas mudanças na sua padronização, até obter o melhor resultado.
Padronizar processos é uma forma de mostrar o quão importante cada etapa do trabalho é para a composição do que será entregue ao cliente. Esse simples ato pode garantir um diferencial competitivo.
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