Se você quer aprender a fazer um bom gerenciamento de projetos, veja as dicas do nosso post de hoje e alcance o sucesso!
O segredo do sucesso para tarefas complexas e projetos mais ambiciosos é a gestão das atividades envolvidas.
Você é capaz de desenvolver muito melhor as operações se souber qual caminho tomar, qual a melhor decisão e quem deve tomar conta do quê.
Isso tudo faz parte do gerenciamento de projetos e, no post de hoje, vamos te ajudar a entender como ele funciona.
As melhores dicas para gerenciamento de projetos
Organização
Nenhuma dica poderia vir antes dessa. A organização é e sempre será a parte mais fundamental de qualquer gerenciamento.
Com um bom planejamento, você consegue saber onde está, onde quer chegar e qual o melhor caminho até lá.
Analise a situação inicial do projeto e o objetivo final dele. Em seguida, revise suas opções para fazer isso acontecer.
Tente entender o custo de cada caminho, não apenas financeiro, mas também de tempo e desgaste humano.
Otimize a operação para encontrar o melhor custo-benefício e tenha um cronograma passo a passo para ser seguido em cada etapa.
Prazos
A determinação de prazos é uma importante estratégia para melhorar a produtividade e estimular os resultados.
Quando você não determina prazos finais bem claros, as atividades podem se desenvolver mais vagarosamente.
Isso causa procrastinação, adiamento e eventual cancelamento de boas ideias por ter chegado em um ponto crítico do projeto.
Ou você entrega o projeto nesse momento, ou não entrega mais.
Para evitar que isso aconteça, estabeleça prazos claros, com data exata para cada etapa.
Assim, todos os envolvidos ficam cientes de quanto tempo têm para desenvolver as atividades.
As chances de acontecerem atrasos são muito menores.
Delegue
Uma equipe é montada para que cada um tome conta de uma tarefa específica, e para que um ajude o outro quando necessário.
Evite ficar com muitas tarefas para si. Tudo o que for possível delegar, delegue!
Muitas vezes, o medo de entregar uma tarefa importante em outras mãos pode travar o projeto, já que você provavelmente demorará ainda mais para finalizar a etapa.
Invista no treinamento de pessoas, delegue atividades e confie no potencial dos colaboradores que fazem parte da sua equipe.
O gerenciamento de projetos inclui gerenciar as pessoas, e se algo não estiver indo muito bem, você sempre pode explicar novamente.
Acompanhamento
Continuando a linha de raciocínio acima, é para isso que serve o acompanhamento.
Dentro do gerenciamento de projetos, você precisa acompanhar o desenvolvimento de cada atividade, cada etapa e cada processo.
Dessa forma, você garante que tudo está saindo como planejado e que ninguém está ficando para trás.
Existem inúmeras formas de acompanhar o desenvolvimento de projetos.
Algumas delas são:
- Reuniões periódicas;
- Revisão de etapas entregues;
- Conversa particular com cada membro da equipe;
- Conversa em grupo;
- Utilização de ferramentas.
As ferramentas às quais nos referimos são as de gestão, organização e gerenciamento de projetos.
Veja algumas dessas ferramentas abaixo
Asana/Trello
Ambas as ferramentas são boas para manter o acompanhamento de projetos e atividades realizadas por cada colaborador.
Cada uma tem um layout e algumas funções diferentes, então vale a pena experimentar e encontrar a melhor alternativa.
Existem diversas outras ferramentas como essas disponíveis, de forma que essas duas são apenas exemplos.
É possível visualizar a etapa em que uma atividade se encontra, quem está tomando conta dela e qual o prazo de entrega.
Você também pode manter um registro dessas atividades para saber o que já foi feito e o que falta fazer.
Google Apps
O tempo das planilhas e documentos offline já passou. Hoje, a dinâmica do mercado requer um gerenciamento de projeto capaz de se manter integrado.
Os aplicativos do Google Apps, como Google Docs e Google Planilhas, são ótimos para isso.
Eles mantêm seus documentos online, salvando-os automaticamente a cada alteração para que você não perca nada.
Além disso, para compartilhar esses documentos com outras pessoas, basta definir as configurações de compartilhamento e enviar o link.
Qualquer pessoa pode abrir esses documentos no navegador e acessar, comentar ou modificar as informações, dependendo da permissão que você concede.
Formas de comunicação
Desde 2020, o trabalho a distância se tornou cada vez mais uma realidade. Tendo isso em mente, a comunicação ganhou ainda mais importância.
Um bom gerenciamento de projetos precisa de uma boa comunicação. Certifique-se de usar as ferramentas disponíveis para isso.
Facilitar a comunicação significa torná-la mais ágil e acessível.
Use ferramentas como:
- Slack;
- WhatsApp;
- E-mail.
Prefira as que oferecem mais rapidez, como Slack e WhatsApp, mas cuidado para não misturar com o lado pessoal!
Se você for utilizar o WhatsApp, o ideal é que cada colaborador tenha uma linha empresarial, separada da pessoal.
Assim, você consegue manter a organização e a comunicação fica muito mais fácil.
E, seguindo essas dicas, você estará apto a efetuar um gerenciamento de projetos eficiente e produtivo.
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