Lean Office: o que é e como seguir essa tendência

O Lean Office vem revolucionando a forma de pensar e agir dos gestores de diversas empresas. Entenda por quê!

Todos nós, em algum momento do trabalho, sentimos que estávamos fazendo muito e dando pouco resultado. Também podemos ter a impressão de que as demandas, tarefas, compromissos e agendas cheias estão apenas nos engolindo.

Além disso, é comum que os gestores vejam que o faturamento não dá conta dos custos, ou que a margem de lucro é muito baixa.

Uma das soluções para tudo isso tem a ver com o método conhecido como Lean Office.

De acordo com uma pesquisa da Organização Mundial da Saúde (OMS), os diagnósticos de esgotamento no trabalho e burnout devido ao excesso de tarefas realizadas têm sido um dos principais fatores de afastamento de funcionários.

No entanto, o método de trabalho Lean Office tem ganhado destaque, principalmente nos escritórios. 

Ele nos mostra como podemos melhorar a nossa organização, otimizar o nosso tempo e fazer nosso trabalho render mais, sem que nossa energia vital seja sugada e nossa saúde mental seja afetada.

E mais: através desse método, torna-se possível reduzir custos e otimizar os lucros da empresa.

Antes de nos aprofundarmos na metodologia Lean, primeiro, vamos entender o que, de fato, é Lean Office.

O que é Lean Office?

Lean Office, em português, quer dizer Escritório Enxuto. Essa metodologia é focada no princípio de que, para um trabalho ser produtivo, ele deve fazer mais e ser menos. Mas menos o quê?

• O menos burocrático possível;
• O menos custoso possível;
• O mais acessível;
• Os canais de comunicação devem ser transparentes e simples;
• Todo o trabalho tem que ser objetivo. 

Seu foco principal nesse processo é a melhoria contínua.

Inicialmente, o modelo foi pensado para ser aplicado em grandes indústrias. Porém, graças à sua excelência operacional, tem ganhado cada vez mais espaço e tem sido, inclusive, adaptado para empresas e escritórios. 

Sua proposta de otimizar os processos administrativos e eliminar os desperdícios e burocracia do processo de produção tem ganhado atenção. Mas agora, vamos dar um salto histórico e entender quando e por que surgiu esse método.

Origem do Lean Office

Os princípios de Lean Office surgiram aproximadamente há 60 anos. Logo após a Segunda Guerra Mundial, o engenheiro da Toyota, Taiichi Ohno, criou o Sistema Toyota de Produção (STP). 

Esse sistema focava em padronizar os processos produtivos, eliminar os desperdícios burocráticos e materiais e reduzir os custos operacionais. Tudo isso resultava em uma otimização do tempo e um aumento na produção.

Dessa forma, surgia a filosofia Lean. Ela teve tanto sucesso no meio industrial que logo começou a ser copiada, adequada e utilizada em diversas outras áreas empresariais. 

Como aplicar o método Lean Office?

Pois bem, trazendo para o ambiente empresarial e de escritório, sugerimos três passos que te auxiliarão a implantar o conceito de Lean Office e fazer com que o seu trabalho seja produtivo e eficiente.

Esses três passos auxiliarão você e sua empresa ou setor não apenas na aplicação do Lean Office diário, mas também a sustentá-lo ao longo do tempo.

 

• Entender a demanda do cliente

O primeiro passo é a comunicação clara, simples e objetiva. Entenda exatamente o que seu cliente espera e precisa de você. Procure objetivos concretos, evite planos com muitas brechas. 

Tenha em mente que você precisa evitar o desperdício de tempo e energia em uma atividade. Outro fator importante a se considerar é que quanto mais claro for o seu entendimento da demanda do seu cliente, mais objetivo e otimizado será o seu tempo e resultado.

 

• Foque em um fluxo de trabalho contínuo

O segundo passo foca em estabelecer na sua empresa ou no seu setor um fluxo contínuo de trabalho. Porém, simples, objetivo e certeiro.

Por exemplo, ao enviar um e-mail, evite mandar em cópia para centenas de pessoas que não impactam no seu serviço. Você deve enviar apenas àquelas que realmente precisam receber esse e-mail. 

Quando recebemos cópias de mensagens trocadas via e-mail, nossa caixa de entrada enche, perdemos tempo limpando-a, ou acumulando materiais não lidos e isso vai se transformando em uma grande bola de neve.

No modelo Lean Office, focamos em manter um fluxo o mais rápido e prático possível.

 

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• Distribuição de trabalho

Essa terceira fase é importante, pois envolve uma divisão honesta de trabalho entre os setores. Isso pode ser um desafio para alguns profissionais que têm uma característica de acumular tarefas para si.

No modelo Lean Office de trabalho, focamos na divisão o mais regular possível do trabalho para que foquemos no essencial, sem sermos atrapalhados por diversas outras pequenas demandas.

 

• Reduza os custos

Para aproveitar o Lean Office de forma total, você precisará implementar estratégias de redução de custos. O objetivo é fazer o máximo gastando o mínimo.

Portanto, revise contratos de prestação de serviços, avalie a necessidade de manter setores separados ou mesclá-los, identifique gastos desnecessários e crie uma ordem de prioridade para tudo que envolve recursos financeiros.

Você pode criar um orçamento mensal que deve ser respeitado, como uma meta de gasto máximo em seu escritório. É importante lembrar, porém, que nada disso deve interferir na qualidade dos seus serviços.

 

Como manter o sistema Lean Office 

Muito bem, primeiro vimos como aplicar o Lean Office na sua empresa. Você precisa entender a demanda do seu cliente, evitar desperdício de tempo e energia, focar em um fluxo de trabalho rápido, eficiente e otimizado e, por fim, distribuir as tarefas e demandas entre sua equipe.

Agora, vamos trazer algumas ações que podem ser aplicadas ao longo dos dias. Cada uma dessas atitudes podem ajudar a manter o sistema de Lean Office operante dentro da sua empresa.

Algo importante a ser dito é que o método exige, mais uma vez, um comprometimento de todos no setor.  Para que o modelo funcione bem ao longo dos dias, semanas e meses, é necessário que todos entendam a importância do sistema, apliquem-no e sejam disciplinados.

Mas existem algumas atitudes que você pode implantar no seu trabalho e elas irão ajudar o seu time a alcançar o desenvolvimento desejado usando o método.

• Ter um escritório otimizado, prático

Desorganização, bagunça e documentos espalhados pelo seu setor não combinam com o modelo de Lean Office. 

Busque manter todo o escritório o mais limpo possível. Delimite onde ficam exatamente os espaços com documentos, os arquivos de campanhas, material de escritório entre outros.

Evite acumular tudo em um espaço só! Mantenha a organização das salas para que o ambiente seja visualmente acessível aos colaboradores! 

• Treine sua equipe e reforce os conhecimentos

Voltar à rotina de desorganização e trabalho acumulado é muito fácil. Por isso, foque em reforçar sempre o método Lean Office com a sua equipe. Busque apresentá-los os benefícios da aplicação da metodologia e tire dúvidas.

Tenha em mente que você está lidando com pessoas e algumas podem ter mais dificuldades que outras de aplicar esse método na sua rotina diária. 

Por que está virando tendência de trabalho?

São vários os motivos que fizeram com que o Lean Office se tornasse tendência no mercado de trabalho atual. Ao ser aplicado na empresa, o retorno palpável é rapidamente percebido pela gestão e pela equipe. 

Quando aplicamos o modelo com seriedade, podemos mensurar o quão eficiente ele é. O fato de gerar resultados em pouco tempo também atrai a atenção dos gestores que aplicam em seus negócios e indicam para outras empresas.

A execução dos processos enxutos no trabalho impacta no desempenho dos colaboradores que logo percebem os benefícios desse método.

Quando o trabalho se torna mais prático, os resultados aumentam, o ambiente de trabalho se torna mais agradável e o próprio clima da equipe melhora. É o chamado levantamento da moral do time. 

Tudo isso faz com que o modelo Lean Office seja rapidamente aplicado e aprovado nas empresas.

 

Como o coworking pode ajudar?

O coworking é um espaço de trabalho compartilhado que oferece acomodações prontas para estimular a máxima produtividade. Mas talvez a melhor forma que o coworking tem de ajudar no Lean Office é com relação aos custos.

Toda a infraestrutura do coworking, que conta com internet, mobiliário, recepção e copa, foi pensada para reduzir os custos de profissionais que alugavam salas comerciais.

Assim, tudo que você encontra no coworking tem um preço reduzido. Em uma mensalidade, já estão inclusas as contas de consumo, como água e luz, internet, manutenção, limpeza, entre outros detalhes que você precisaria contratar à parte se estivesse em uma sala comercial convencional.

Comparando um modelo de trabalho com o outro, o coworking se mostra muito mais vantajoso, especialmente na relação custo-benefício.

Dessa forma, você economiza sem afetar a qualidade dos seus serviços e ainda trabalha em um ambiente confortável e agradável.

O XYZ Coworking é um espaço de trabalho compartilhado que presencia isso acontecer sempre e podemos dizer com certeza que o modelo Lean Office funciona muito bem e tende a se desenvolver ainda mais em ambientes de coworking.

Conheça os espaços do XYZ e entenda como sua empresa pode se beneficiar desse modelo de trabalho.