Aprender como emitir nota fiscal é uma das melhores soluções para o crescimento de um negócio.

Afinal, a nota fiscal de serviço aumenta a credibilidade dos seus serviços e permite que seu negócio tenha validade jurídica.

Nesse sentido, aprenda como emitir nota fiscal e ofereça mais qualidade a seus clientes e consumidores.

O que é nota fiscal eletrônica?

É um documento que serve para registrar a venda de um produto ou prestação de serviço.

Dessa forma, a nota fiscal facilita o controle de saída e entrada de dinheiro, do faturamento da empresa e serve como prova da regularidade do negócio.

Além disso, ela serve como prova de compra para fazer valer direitos como troca ou devolução ou na prestação de contas à Receita Federal, por exemplo.

Em resumo, a nota fiscal eletrônica é a base das relações comerciais e garante a legitimidade das empresas no mercado.

Tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Existem 5 tipos de notas fiscais eletrônicas em circulação no Brasil atualmente, todas substituindo a versão física das antigas notas.

Confira quais são a seguir:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

É a nota fiscal mais comum, voltada para as empresas de comércio e utilizada nas operações de venda relacionadas à cobrança do ICMS ( Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).

Neste tipo de nota, a validação do documento é assegurada pela assinatura digital, com a devida autorização da Secretaria da Fazenda ( SEFAZ) do estado em que a empresa está localizada.

Nota Fiscal de serviços eletrônica (NFS-e)

Esta nota fiscal é destinada àqueles que realizam prestação de serviços, criada para substituir os antigos blocos de notas, sendo relacionada à cobrança do Imposto Sobre Serviço (ISS).

Por sua vez, a nota fiscal de serviços eletrônica é emitida diretamente em plataformas de emissão integradas ao sistema da prefeitura da cidade onde a empresa está localizada.

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e) é uma nota fiscal que tem como função registrar as operações de transporte rodoviário de carga.

Sendo assim, o CT-e elimina a necessidade de faturas duplicadas e consegue reduzir chances de divergências entre o registro nas notas e o número de produtos transportados por cada veículo.

Sua validade é assegurada através da  assinatura digital do vendedor e pela permissão concedida pela Sefaz.

Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e)

Esta nota fiscal é usada no varejo e registra as vendas diretas ao consumidor final, tendo sido criada para substituir o cupom fiscal e a nota fiscal do tipo 2.

Neste caso, a NFC-e  consegue reduzir  custos de obrigações aos contribuintes e aprimorar o controle fiscal. 

Então, a principal função da NFC-e é comprovar o que foi adquirido pelo consumidor (produto ou serviço) e confirmar os reais custos da operação.

Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e)

É um documento emitido individualmente por empresas que não são obrigadas a emitir NF-e e apresentam pouca incidência de vendas.

Em resumo, a NFA-e trata-se de uma nota fiscal tradicional que é emitida a partir do site da Secretaria da Fazenda do Estado (Sefaz). 

Passo a passo para aprender a emitir nota fiscal

Veja agora como é o processo para que sua empresa consiga começar a emitir nf, a fim de diminuir as dificuldades nas relações de trabalho e serviços prestados:

Verifique a qual tipo de nota fiscal pertence sua empresa 

Existem vários tipos de nota fiscal eletrônica, e apenas um tipo encaixa-se com as atividades do seu negócio:

1. Produto: são os bens e mercadorias, podem ser de compra ou de venda, de remessa, retorno, devolução, exportação ou importação e etc…
2. Serviço: Para prestadores de serviços;
3. Consumidor: Para venda direta sem identificação do comprador, usada no varejo e equivale ao cupom fiscal.

Logo, o primeiro passo para começar a emitir nota fiscal é saber qual tipo de nota sua empresa deve emitir, de acordo com as atividades que exerce.

Adquira um certificado digital 

O certificado digital proporciona que a nota fiscal possua validação e reconhecimento jurídico.

Sendo assim, o certificado digital é uma garantia de autenticidade das informações da sua empresa.

Contudo, o documento pode ser adquirido junto a uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).

Por sua vez, organismos como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian e Receita Federal do Brasil podem transmitir e validar o certificado.

A principal vantagem do certificado NF-e é que por ele as notas podem ser emitidas por qualquer funcionário.

Então, não é necessário compartilhar o e-CNPJ e senha da empresa (o que é uma atitude não recomendada).

Regularize-se formalmente junto ao governo, por meio do cadastro fiscal 

Para que sua empresa possa começar a emitir notas fiscais é necessário fazer um cadastro fiscal junto ao governo, para obter autorização do órgão responsável.

Contudo, este cadastro é feito de formas distintas a partir do tipo de atividades exercidas:

Credenciamento de empresas de comércio

Deve ser feito junto à Secretaria de Estado da Fazenda (Sefaz) do estado, no entanto, varia de acordo com a localização.

Nesse sentido, é recomendado que um contador preste auxílio para contribuir com o entendimento da legislação local.

Todavia, o órgão responsável demora até 15 dias úteis para permitir a autorização para emissão da NF-e. 

Credenciamento de empresas prestadoras de serviços

Se a empresa fornecer serviços, deve realizar o cadastramento junto à prefeitura local, para que possa emitir a NFS-e.

Assim, através do site da prefeitura da cidade, é possível preencher um formulário de credenciamento.

Geralmente, no formulário são solicitados alguns documentos:

• Protocolo de solicitação de credenciamento para obtenção da senha de acesso;
• CPF original;
• Documento de identificação do representante legal e dos atos constitutivos da pessoa jurídica.

Assim que o formulário for analisado e os documentos estiverem todos corretos, uma senha é desbloqueada e um e-mail é formalizado, liberando acesso ao sistema de geração das notas.

Escolher o emissor de nota fiscal que desejar 

Após a autorização do órgão responsável, é necessário escolher uma plataforma de emissão de nota fiscal eletrônica.

Nessa situação, existem duas escolhas para o empreendedor:

• Utilizar o emissor gratuito da Sefaz (NF-e) ou da prefeitura da sua cidade (NFS-e);
• Adquirir um emissor próprio que esteja integrado ao sistema do governo.

Começar a emitir notas fiscais

Após possuir a autorização do governo, certificado digital e escolha de um emissor, você já pode começar a emitir notas fiscais.

Tome cuidado no primeiro contato com o sistema, pois é recomendado verificar se todos os dados estão corretos.

Sendo assim, verifique se as informações são as mesmas que as informações da sua empresa como:

• Inscrição municipal;
• CNPJ; 
• Razão Social;
• Regime de tributação da empresa e atividades.

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