Confira 9 grandes dicas para fazer a melhor reunião de negócios que você já organizou.
Quem é empresário(a) ou empreendedor(a) sabe bem da importância de uma boa reunião de negócios.
Afinal, em uma reunião você pode decidir projetos, ganhar clientes, lançar produtos, promoções e ter contato direto com os melhores profissionais.
Em contrapartida, uma reunião mal planejada e mal feita traz dores de cabeça e afasta possíveis parceiros comerciais.
Nesse sentido, algumas dicas são essenciais na criação de uma reunião produtiva e satisfatória. Neste artigo você vai conferir cada uma delas de forma detalhada.
1- Prefira reuniões presenciais
Para criar uma boa reunião é necessário tomar alguns cuidados importantes. O primeiro deles é sobre priorizar encontros presenciais e evitar reuniões virtuais.
As reuniões virtuais ganharam destaque na pandemia, onde não era possível reunir todo mundo em um único espaço.
Contudo, atualmente a maior parte das empresas tem optado pela volta das reuniões presenciais. Um dos motivos é que a comunicação olho no olho aumenta a seriedade e o comprometimento dos convidados.
Além disso, as reuniões presenciais são ótimas para socializar e evitar falhas de comunicação e interpretações equivocadas.
Uma boa dica para garantir reuniões presenciais é optar pelas salas de reunião em coworking, que possuem várias vantagens e tem um custo benefício atrativo.
2- Deixe os convidados à vontade
De maneira geral, os convidados de uma reunião só interagem com os demais quando os assuntos conduzidos lhe interessam ou despertam interesse.
Dessa forma, é fundamental fazer com que todos os participantes sintam-se à vontade. Para isso, uma boa recepção é necessária.
Neste caso, uma ideia inteligente é reservar um espaço de tempo para tirar dúvidas e questionamentos e outro para ouvir a opinião de cada um.
É sempre importante lembrar que as reuniões também são uma das maneiras de aprofundar vínculos e aumentar a rede de contatos.
3- Pesquise o cliente a fundo
Boa parte das reuniões de negócio são oportunidades para captar novos clientes e parcerias comerciais.
No entanto, o erro de muitas empresas é usar o mesmo tom de voz para todos. Existem empresas de todos os tipos, com valores diferentes e propostas distintas.
Por este motivo, não faz sentido usar a mesma persona para todas elas, uma vez que a maior parte dos seus clientes são pessoas e empresas que vão precisar dos seus serviços em algum momento.
Uma pesquisa detalhada e completa do cliente evita a mesmice e demonstra conhecimento sobre a persona de cada um deles.
Esta atitude é fundamental para deixar claro que a sua empresa conhece bem as necessidades e dificuldades dos futuros parceiros, por isso é a escolha certa para ajudá-los.
4- Cuide da sua imagem pessoal
Por mais que o conteúdo seja o mais relevante em uma reunião, é fato que a primeira impressão é a que fica.
Não é à toa que o ambiente corporativo adota um estilo característico no que diz respeito às roupas e cuidados com a aparência.
Dessa forma, evite apresentar reuniões mal vestido(a) ou com roupas do dia a dia. O mesmo pode ser dito sobre os cuidados com os cabelos, pele e a barba.
Ter uma boa imagem pessoal desperta interesse e respeito, além disso, demonstra maior seriedade e profissionalismo.
5- Mostre os diferenciais da sua empresa
Com o crescimento do número de empreendedores no Brasil, as chances de várias empresas oferecerem um mesmo serviço são altas.
Sendo assim, os clientes naturalmente vão optar pelas empresas mais qualificadas e com diferenciais que agregam valor aos serviços oferecidos.
Por este motivo, a empresa deve deixar claro as vantagens e os diferenciais dos seus serviços em relação à concorrência.
Esta é uma das formas mais eficientes de ganhar a atenção dos potenciais clientes a serem conquistados.
6- Planeje o conteúdo da reunião com antecedência
Para realizar uma reunião produtiva e despertar o interesse dos convidados é necessário ter propriedade nos assuntos que serão abordados.
Para isso, o planejamento de conteúdo deve ser feito com antecedência e atenção. Afinal, quanto mais informações relevantes a reunião conter, maiores serão as chances de colher bons resultados.
No entanto, não é só isso. Os assuntos abordados na reunião devem satisfazer as dores e necessidades dos convidados, principalmente se a intenção é vender um serviço ou produto.
Neste caso, conhecer bem o público-alvo da sua empresa já é meio caminho andado no processo de captação.
7- Uma boa reunião de negócios tem hora para começar e hora para acabar
O estilo de vida moderno tem suas limitações e uma delas diz respeito à falta de tempo que a maioria de nós precisa lidar diariamente.
Sendo assim, a duração da reunião de negócios deve ser estratégica o suficiente para prender a atenção dos convidados e não interferir nos demais afazeres do dia a dia.
Em resumo, a reunião deve ter um tempo adequado, não pode durar 5, 6 horas seguidas mas também não é interessante durar apenas 10 ou 15 minutos.
Dados recentes apontam que a maior parte dos profissionais gasta 60% da jornada com reuniões, whatsApp e checagem de e-mails.
Este dado indica o quão importante é a administração e o gerenciamento do tempo de trabalho. Dessa forma, considere fazer uma pesquisa sobre como anda o tempo dos convidados e deixe claro o tempo de duração, assim como o horário de início.
8- Tenha cuidado com a escolha do dia e horário da reunião
Esta escolha deve considerar os hábitos do público-alvo da sua empresa e o horário em que o trabalho costuma ser realizado.
De acordo com a maior parte dos especialistas, reuniões de trabalho ocorridas entre terça a quinta-feira são mais produtivas e despertam mais atenção.
Já o horário ideal depende, contudo, o início da manhã ou no início da tarde são as melhores escolhas.
Nestes horários, as pessoas têm tempo suficiente para organizar as demais pendências do dia e conseguem conciliar a reunião com as tarefas que a envolvem em seguida.
9- Ofereça uma infraestrutura adequada para os convidados
Para finalizar, o local da reunião deve ter uma infraestrutura completa, para atender todas as principais necessidades, tanto da empresa organizadora quanto para os convidados.
É importante lembrar que uma sala de reunião completa deve ter espaço para a acomodação das pessoas e para os instrumentos de trabalho.
Para que isso seja possível, é necessário conhecer as dicas sobre como escolher um coworking para trabalhar, que você pode acessar aqui no blog.
Além disso, é preciso ter cuidado com a localização do espaço para reunião. No caso, uma sala de reunião bem localizada, ou seja, de fácil acesso é primordial.
As salas de reunião do XYZ são as mais bem localizadas de Joinville e região. Além disso, possuem toda a estrutura que você precisa para uma reunião produtiva e eficiente.
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