O tempo está sendo um inimigo nos negócios? Veja 7 formas de economizar tempo na sua gestão e ser mais produtivo.
Gerenciar uma empresa é uma atividade que contempla inúmeras outras, de forma que o gestor está sempre ocupado.
Por isso, o tempo é um de seus recursos mais preciosos. Se não houver tempo para fazer tudo, você pode acabar ficando estressado, preocupado e até trabalhar dobrado para tentar “tapar os buracos”.
Mas calma! Existem formas de melhorar a sua gestão economizando tempo e vamos falar sobre elas agora.
Como economizar tempo na gestão?
1 – Tenha processos estruturados
Antes de sair trabalhando e fazendo o que precisa ser feito, pare, sente-se e pense em como fazer.
Estruture processos para que cada tipo de tarefa tenha etapas bem definidas e uma continuidade clara.
Assim, você saberá o que deve ser feito e quando. Isso te ajuda a economizar um precioso tempo que seria gasto tentando decidir o que fazer a seguir.
Além disso, muitas vezes, a falta de processos estruturados gera retrabalho, insatisfação e até mesmo falhas.
Vale mais a pena gastar seu tempo uma única vez estruturando um processo do que várias vezes, sempre que precisar fazer a mesma coisa.
2 – Saiba dividir as atividades
Ainda seguindo a mesma linha de raciocínio, você precisa saber como dividir as atividades em etapas menores.
Se você trabalha sozinho, isso é mais fácil. Basta entender um processo e dividi-lo em tarefas unitárias.
Se você tem uma equipe, precisa saber delegar cada atividade para os colaboradores adequadamente.
Não coloque todas as atividades X em um único membro só porque ele é o que faz X melhor.
O trabalho deve ficar bem dividido para agilizar a entrega, não sobrecarregar ninguém e evitar a ociosidade.
Assim, você consegue fazer mais em menos tempo.
3 – Abertura e fechamento
Toda empresa tem um processo de abertura e fechamento. Alguns são mais complexos (geralmente os que possuem caixa e operações fiscais ou financeiras) e outros são mais simples.
Independentemente da complexidade desse momento, uma forma de economizar tempo na sua gestão é evitar o acúmulo de tarefas.
No momento da abertura, foque somente nessa tarefa e deixe o resto para depois. Já no fechamento, faça tudo que precisa ser feito antes de iniciá-lo.
Assim, todas as suas atenções estarão focadas e você não ficará dividido. Se você tem uma equipe, peça para que ninguém te interrompa durante a abertura e o fechamento.
4 – Elimine processos arcaicos
Alguns processos feitos pelas empresas evoluíram a ponto de melhorar muito a gestão do tempo, mas ainda existem empresas que insistem em permanecer com processos mais tradicionais.
Livre-se desse problema abandonando esses processos arcaicos e modernizando a sua empresa.
Ao invés de fazer tudo no papel, use o computador. Viu algum aplicativo que pode facilitar sua rotina? Experimente!
De modo geral, tudo que é feito no papel é mais lento. Então, uma boa forma de economizar tempo na sua gestão é levando seus processos para a era digital.
5 – Aproveite a tecnologia
E, falando em era digital, hoje, existem inúmeras ferramentas disponíveis que te ajudam a gerenciar a sua empresa.
Um bom exemplo são os softwares de gerenciamento empresarial, os famosos ERP.
Eles automatizam e facilitam diversas tarefas, incluindo tarefas fiscais e financeiras.
Outro bom exemplo são os organizadores de processos, que mantêm tudo organizado para que você não perca nenhum prazo.
Todo ramo de atividade possui ferramentas dedicadas que podem agilizar e facilitar sua gestão.
Alguns demandam investimento, mas esse investimento volta para você em forma de produtividade, sendo altamente benéfico.
6 – Faça encaixes
Quando você perceber que vai sobrar um tempo entre uma atividade e outra, tente encaixar algo para aproveitar e não ficar na ociosidade.
Obviamente, as pausas são importantes para relaxar a mente e o corpo e renovar as energias.
Entretanto, elas devem ser programadas e cumpridas dentro dessa programação.
Agora, se aquele cliente que vinha hoje cancelou, tente atender outro. Se um processo que demoraria horas foi entregue em minutos, aproveite para resolver aquele problema que estava pendente.
Faça encaixes para otimizar sua capacidade de cumprir tarefas com mais agilidade e entregar tudo antes do prazo.
7 – Conte com alguém para o atendimento
Se você tiver que interromper seu trabalho a cada 10 minutos para atender ao telefone, lá se vai sua produtividade.
Uma das formas de economizar tempo na sua gestão é tendo uma pessoa exclusivamente dedicada ao atendimento.
O atendimento é uma das partes mais importantes dos seus negócios, mas também é uma das que mais te interrompe.
Se você não quiser contratar um funcionário para isso, uma ótima alternativa é o serviço de escritório virtual.
Esse serviço fornece o atendimento ao seu cliente, anotando os recados ou transferindo as ligações somente quando for realmente necessário.
Se você quiser saber mais sobre como funciona, conheça os serviços do XYZ.
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